Antes de tudo, ao falar sobre chapters, resolvi trazer algumas dicas de como evitar os anti-patterns, comportamentos que são muito comuns nas reuniões, embora sejam ineficientes ou contra-produtivos quando colocados em ação.
Todos esses anti-patterns me trouxeram lições bem valiosas e que discutimos em uma retrospectiva de chapter para entender como proceder e melhorar.
1. Tolerância a atrasos nas chapters
Esse é um anti-pattern muito comum em reuniões de chapters, nas profissionais e pessoais. É aquele tão conhecido “vamos dar mais cinco minutinhos para todo mundo entrar”.
De modo prático, essa tolerância é proposta com a melhor das intenções. Na nossa chapter, por exemplo, eu acreditava que esperar todo mundo chegar resultaria em encontros com cada vez mais pessoas, o que motivaria nossa chapter a crescer e a ter mais engajamento.
Acontece que, conforme esse tipo de concessão foi sendo dada, mais e mais necessária ela ia se tornando. Com o tempo, aqueles cinco minutinhos de tolerância acabaram sendo incorporados à reunião, de forma que um encontro que antes começava às 14h15 passasse a ter início às 14h20.
Além disso, já ocorreu de ficarmos esse tempo esperando por pessoas que sequer apareciam. Dessa forma, prejudicávamos ainda mais quem tinha se comprometido com o horário, já que havíamos desperdiçado tempo à toa.
Em vez de estimular as pessoas a participarem mais da reunião, esse tipo de comportamento acaba gerando o efeito contrário. Afinal, quem chegasse no horário acabaria perdendo cinco minutos para esperar os atrasados de qualquer forma.
Da mesma maneira, uma vez que a reunião passou a começar às 14h20, os atrasos passaram a ser cada vez maiores, o que fez com que aqueles cinco minutinhos de tolerância tivessem que se tornar 10. Quanto mais essa bola de neve crescia, as pessoas se tornavam menos compromissadas com a reunião.
Para resolver essa situação, passamos a adotar a ideia de que duas pessoas já era quórum suficiente para começar a reunião. A medida que passamos a realizar os encontros com maior regularidade, as pessoas ficaram mais compromissadas com a chapter.
2. Confirmar reuniões já agendadas
Outro anti-pattern bem comum é confirmar uma reunião que já está marcada na agenda, como se fosse uma verificação em duas etapas.
Assim como o primeiro exemplo, essa anti-pattern também tem a melhor das intenções. A ideia é lembrar a pessoa daquele compromisso para garantir sua presença e, dessa forma, ter chapters mais frequentadas.
Tal comportamento acabou gerando a necessidade de que toda reunião fosse confirmada, independentemente se ela já estivesse marcada na agenda ou não. Dessa forma, se criou a noção de que o encontro não iria acontecer até que alguém dissesse o contrário.
Não me entenda mal, não estou propondo abolir mecanismos de lembretes automatizados, como mensagens disparadas no Slack de tempos em tempos, por exemplo.
No entanto, é preciso tomar o cuidado para que as pessoas entendam que o padrão é que a reunião aconteça, e não a exceção. Tendo isso em vista, valeu a pena discutir com a chapter buscando propor novos horários e formatos para o encontro.
3. A chapter não é o líder
Me lembro de uma vez que o líder de uma chapter tirou férias e, quando voltou, foi perguntar para as pessoas como tinham sido os encontros anteriores. Acontece que não houve nenhuma reunião. Afinal, era sempre o líder que as organizava.
Essa situação nos ajuda a entender a importância de se dividir papéis. Isso evita que uma chapter fique disfuncional caso o líder tenha que se ausentar por algum período.
Dividir papéis pode também dar mais pluralidade a chapter. Afinal, a divisão de responsabilidades possibilita que mais pessoas tragam novos temas para a discussão. Temas esses que partem de suas próprias necessidades e pontos de vista, o que enriquece a experiência da chapter como um todo.
Quais dessas anti-patterns você identificou aí na sua empresa?
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Texto: Arthur Fonseca, Head de Engenharia da ília